DNP重要書類管理システム:ICタグを活用した書類現物の効率的で厳格な管理の実現

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案件概要

金融業界では、個人情報保護法、金融商品取引法への対策強化に伴い、営業店の窓口で取り扱う伝票類などの重要書類を厳格に管理することを要求されています。
DNPは、この課題解決に向けて、ICタグを活用した重要書類の保管と廃棄を確実に管理できるシステムをご提供いたします。

クライアントの課題

従来は、営業店の窓口で取り扱う伝票類などの入庫、貸出、返却、棚卸、廃棄の管理業務の多くが紙の台帳によるアナログ管理となっており、所在確認や棚卸の作業は1件毎に目視で確認するしかなく、多大な労力や多くの時間が掛かっていました。また、作業ミス等による誤廃棄リスクも抱えており、これらの業務の厳正な運用と合理化が課題となっていました。

当社のアプローチ

DNPはこうした課題に応えるべく、個別書類(書類綴り等)には「バーコード」、書類保管箱には「ICタグ」を添付し、貸出、返却、廃棄などで「バーコード」、或いは、「ICタグ」を読取ることで、確実かつ効率的に全記録を一元管理するシステムを構築しました。

効果・成果

【確実性】重要書類の入庫、貸出、返却、廃棄の全記録を一元管理

  • いつ、誰が、どの保管箱の書類 を持ち出したか、確実に記録を取ることが可能になります。
  • ICタグの活用でデータ収集が自動化され、かつ、正確に行えます。

【安全性】不正持出、誤廃棄の防止

  • 貸出、廃棄などの対象は、指示データと照合の上、間違いなく処理します。
  • ICタグゲート型リーダーにより、貸出未許可、不正持ち出し、誤廃棄を防止します。

【効率性】書類所在の簡単検索、効率的な棚卸

  • パソコン端末で検索すると、保管棚が表示され、必要な書類を的確に取り出すことが可能になります。
  • 書類保管箱のロケーション管理、保存期間管理を併せて実現します。
  • ハンディ端末の画面で確認しながら、効率的な棚卸が可能になります。